8:建立有效的通信渠道
項(xiàng)目管理應(yīng)保證清晰的通信。電子郵件似乎是的通信方法,但它很容易變得數(shù)目龐大,讓人吃不消,從而使效率低下。一個(gè)普遍的良好做法是在需要響應(yīng)時(shí)確定特定的個(gè)人。適當(dāng)?shù)氖褂弥拢号c抄送:域,可以避免誰該如何做這樣的不明確信息。圖A顯示的是一個(gè)列舉特殊責(zé)任的電子郵件通信實(shí)例。
這封電子郵件清楚地指明它的目標(biāo)為威廉。如果主題存在任何問題,則提出這些問題是威廉的主要責(zé)任。列出的其他成員有機(jī)會(huì)進(jìn)行關(guān)注,并與選中的分配共享它們。
在有外方參與時(shí),細(xì)小的習(xí)慣尤其能大大提高通信模式的效率。例如,在上例中,來自每個(gè)組織的成員都被分組,以進(jìn)行明確的分配。你收到了多少這樣電子郵件信息,在這些郵件中,你不能確定是否被稱呼,更不確定應(yīng)向誰回復(fù)。
還要優(yōu)先交流進(jìn)度表(及其變化)、現(xiàn)狀報(bào)告、范圍主題、以及項(xiàng)目進(jìn)程中出現(xiàn)的新問題。清楚、簡(jiǎn)潔、有針對(duì)性的通信是IT項(xiàng)目的全部積極通信方式。
9:密切關(guān)注成本
你越是接近技術(shù),成本的話題越讓人不快。但是,成本是項(xiàng)目進(jìn)程重要的一個(gè)方面。每個(gè)項(xiàng)目成員都應(yīng)了解與其項(xiàng)目因素有關(guān)的成本。如果決定改變項(xiàng)目的范圍時(shí),這一點(diǎn)變得更為重要。例如,考慮下面的技術(shù)情形:
發(fā)布一個(gè)重要軟件組件的新版本
發(fā)現(xiàn)軟件組件的安全風(fēng)險(xiǎn)
需要或要求更新或更快的計(jì)算機(jī)設(shè)備
范圍改變可能會(huì)解決這些問題,但可能會(huì)有隨之而來的附屬范圍改變,這可能會(huì)大大地增加成本。許可、空間問題、“丟失許可”或不使用的設(shè)備和軟件、返工或損失時(shí)間都可能增加范圍改變的成本。
對(duì)價(jià)格影響的擔(dān)心不應(yīng)阻止范圍改變,但項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須牢記這一因素。
10:不要忘記項(xiàng)目收尾
一旦滿足項(xiàng)目的交付項(xiàng),并獲得所有適當(dāng)?shù)暮炞衷S可,再努力正確關(guān)閉項(xiàng)目。根據(jù)項(xiàng)目的類型與范圍,為保證所有的項(xiàng)目成員都執(zhí)行了必要的步驟,且(內(nèi)部或外部)顧客對(duì)項(xiàng)目結(jié)果感到滿意,進(jìn)行項(xiàng)目收尾與檢驗(yàn)工作顯得尤為重要。
根據(jù)IT項(xiàng)目的范圍與本質(zhì),為使項(xiàng)目(或顧客)進(jìn)入“支持模式”,收尾工作可能是一個(gè)必要的步驟。為保證得到適當(dāng)?shù)慕Y(jié)果,以便當(dāng)這一主題再次提出時(shí),在項(xiàng)目資料中有一個(gè)不錯(cuò)的參考點(diǎn),項(xiàng)目周轉(zhuǎn)、收尾及為項(xiàng)目做準(zhǔn)備的其它機(jī)制很重要。