六、變化管理
技術(shù)性項(xiàng)目中問(wèn)題集中的方面是缺少對(duì)具體變化的管理控制。要解決這個(gè)問(wèn)題,需要在項(xiàng)目的各方面啟用有效的變化管理流程。
解決方法可以很簡(jiǎn)單,例如被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目主辦方、相關(guān)方認(rèn)可的流程圖。這提醒了項(xiàng)目人員,變化在被接受之前會(huì)進(jìn)行細(xì)致地考察,并且提高了變化提案的門(mén)檻。
審查變化提案的時(shí)候,要注意該提案是否對(duì)變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動(dòng)因描述得不清不楚,該提案要打回去,并且要求對(duì)變化所帶來(lái)的益處進(jìn)行定量評(píng)估。對(duì)于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案,要多打幾個(gè)問(wèn)號(hào),因?yàn)樘岚溉艘苍S不能全面地判斷問(wèn)題。如果變化提案過(guò)多地關(guān)注問(wèn)題的解決,而不注重實(shí)際問(wèn)題,打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢(shì)。
后,如果不接受某變化提案,一定要做到有理有據(jù)。而且,對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響,進(jìn)行合理的估計(jì)。
七、問(wèn)題管理
項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)不可避免。在項(xiàng)目初期,在資源、工期、優(yōu)先事項(xiàng)等其他方面為項(xiàng)目的問(wèn)題管理確定流程。爭(zhēng)取讓團(tuán)隊(duì)支持及時(shí)發(fā)現(xiàn)、跟蹤、解決問(wèn)題的流程規(guī)定。建立跟蹤流程,記錄當(dāng)前問(wèn)題。問(wèn)題記錄信息包括:?jiǎn)栴}描述、問(wèn)題特征或表現(xiàn)(用于溝通)、開(kāi)始時(shí)間、責(zé)任人、目前狀態(tài)、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間。
處理待解決問(wèn)題的流程很簡(jiǎn)單,包括列出新問(wèn)題的流程、定期復(fù)查待解決的問(wèn)題、處理老問(wèn)題的方法。對(duì)于沒(méi)有太多組織管理權(quán)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)而言,問(wèn)題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問(wèn)題狀態(tài)和進(jìn)度的實(shí)時(shí)信息。一旦問(wèn)題責(zé)任人承諾了問(wèn)題解決的時(shí)限,你可以任意公布問(wèn)題解決過(guò)程中的變數(shù)。不管問(wèn)題責(zé)任人是本項(xiàng)目成員,還是其他項(xiàng)目或部門(mén)的成員,誰(shuí)都不樂(lè)意隨時(shí)將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問(wèn)題清單的公開(kāi)使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。
八、決策
項(xiàng)目管理時(shí)時(shí)有決策,快速得當(dāng)?shù)臎Q策對(duì)于項(xiàng)目控制至關(guān)重要。即使項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán),完善的集體決策流程仍然裨益頗多,因?yàn)楣餐瑳Q策能獲得更多內(nèi)部支持,效果自然會(huì)更好。
項(xiàng)目工作中的決策絕非易事,項(xiàng)目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點(diǎn)讓決策更加困難。項(xiàng)目各方認(rèn)同的問(wèn)題解決流程可以簡(jiǎn)化決策的過(guò)程,照顧各方要求。
盡早和你的項(xiàng)目組一起設(shè)立決策流程,或采用現(xiàn)有流程,或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷。好的決策流程能為你的項(xiàng)目控制提供強(qiáng)有力的支持。該流程應(yīng)該包括以下步驟:
▪清楚地陳述必須解決的問(wèn)題。
▪吸納所有需要參與決策或?qū)?huì)受該決策影響的成員參與決策過(guò)程,這樣可以爭(zhēng)取團(tuán)隊(duì)支持。
▪與項(xiàng)目組一道重審項(xiàng)目陳述,必要時(shí)進(jìn)行修正,讓每位成員獲得一致認(rèn)識(shí)。
▪針對(duì)決策標(biāo)準(zhǔn)(如:成本、時(shí)間、有效性、完整性、可行性),開(kāi)展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計(jì)劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項(xiàng)目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)。
▪與項(xiàng)目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重(所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和為100個(gè)百分點(diǎn))。
▪設(shè)定決策的時(shí)限,規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、終決策的時(shí)間。
▪開(kāi)展頭腦風(fēng)暴,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個(gè)項(xiàng)目組都能接受的想法。
▪通過(guò)集體投票的方法進(jìn)行篩選,至多確定六個(gè)考慮項(xiàng)進(jìn)行具體分析。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度。
▪理性對(duì)待討論中出現(xiàn)的異議。有必要的話,可增加決策標(biāo)準(zhǔn)。
▪根據(jù)評(píng)估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn),將這些選項(xiàng)進(jìn)行排序。
▪考慮采用首位選項(xiàng)的結(jié)果。如果沒(méi)有異議,則結(jié)束討論并開(kāi)始實(shí)施決策。
▪將決策寫(xiě)入文件,并與團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。
九、信息管理
項(xiàng)目信息是非常關(guān)鍵的資源,如何管理值得仔細(xì)思考。有的項(xiàng)目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器,或信息管理系統(tǒng),進(jìn)行項(xiàng)目重要信息的存儲(chǔ)。有的項(xiàng)目則使用群件來(lái)維護(hù)項(xiàng)目文件,并提供電子郵件等服務(wù)。
不管你用何種方式存儲(chǔ)項(xiàng)目數(shù)據(jù),要保證所有項(xiàng)目成員能隨時(shí)獲得所需信息。將新的項(xiàng)目文件存儲(chǔ)在方便查找的位置,進(jìn)行清楚地標(biāo)記,及時(shí)刪除過(guò)時(shí)信息。
十、風(fēng)險(xiǎn)管理
風(fēng)險(xiǎn)管理的流程能讓你制定出全面的規(guī)劃,找出潛在的麻煩,風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的解決方法達(dá)成一致,根除嚴(yán)重的問(wèn)題。
風(fēng)險(xiǎn)管理要做到事半功倍,要與項(xiàng)目規(guī)劃同時(shí)進(jìn)行。進(jìn)行項(xiàng)目工作分解安排時(shí),注意對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的不恰當(dāng)理解;分配項(xiàng)目任務(wù)和開(kāi)展評(píng)估時(shí),尋找風(fēng)險(xiǎn);資源匱乏或項(xiàng)目資源不足,或項(xiàng)目工作依賴(lài)于某一個(gè)人時(shí),要知道風(fēng)險(xiǎn)的存在。分析項(xiàng)目工作將遇到的困難,鼓勵(lì)所有參與規(guī)劃的人在規(guī)劃過(guò)程中,設(shè)想壞的情況和潛在困難。