摘要：本文以一個《知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)系統(tǒng)》項(xiàng)目為案例對項(xiàng)目管理中的項(xiàng)目跟蹤管理進(jìn)行討論和論述，本項(xiàng)目是一個計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目。在本項(xiàng)目中，我擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理一職，對整個項(xiàng)目終負(fù)責(zé)。

　　本項(xiàng)目的大特點(diǎn)是項(xiàng)目的技術(shù)難度高，未知的技術(shù)風(fēng)險大，加上公司對這方面的技術(shù)積累很少，所以要想成功的完成該項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理必須對項(xiàng)目執(zhí)行過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的跟蹤控制管理。

　　現(xiàn)在大家都在大談要做好項(xiàng)目控制，大到三峽工程項(xiàng)目、神州號飛船項(xiàng)目，小到一個聚會，任何一個項(xiàng)目的成功都離不開對整個項(xiàng)目的跟蹤控制過程。了解項(xiàng)目管理的人都知道項(xiàng)目管理中有個“金三角”，即時間、質(zhì)量、成本，要想讓項(xiàng)目按時、按質(zhì)、并且不超出預(yù)算成本的前提下，能夠完成項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理必須從時間、質(zhì)量、成本三個方面嚴(yán)格的對項(xiàng)目全過程進(jìn)行跟蹤控制管理。

　　本文將從時間、質(zhì)量、成本三個方面來闡述在本人負(fù)責(zé)的本項(xiàng)目中是如何進(jìn)行跟蹤控制管理。

正文

　　什么是項(xiàng)目，以及什么是項(xiàng)目管理，在這里本人不用說明，相信大家都非常清楚。然而在進(jìn)行正式的闡述本人是如何在項(xiàng)目執(zhí)行過程中進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤控制管理之前，我要向大家說明一個原則：不要害怕問題，項(xiàng)目本身是一個大問題，我們努力完成項(xiàng)目的過程是解決問題的過程，所有問題解決了，項(xiàng)目成功了。

　　有一則故事這樣說到：一次，有一位很有志向、也很能干的小伙子坐在公園的長椅上滿臉的惆悵，原因是他近的工作中出現(xiàn)了很多問題，小伙子對自己幾乎都失去信心了。這時走過來一位熱心人，遞給了他一張名片，并讓他第二天去找他。第二天，小伙子果然去找了這位熱心的人，該位熱心的人用車把小伙子拉到一座墓地，指著這篇墓地對小伙子說道：“看看這些躺在地下的人，只有向他們才不會有問題”。小伙子這時徹底領(lǐng)悟了熱心人的意思，對熱心人感激的說道：“謝謝您，我知道怎么做了”。

　　上面這則故事告訴我們，不要害怕問題，這個世界到處都存在問題，我們應(yīng)該積極的去解決問題。生活如此，項(xiàng)目亦同理。

　　這樣一來，我們把項(xiàng)目看做一個大問題，我們要做的是把這些大問題逐個分解，逐步細(xì)分，直到細(xì)分成便于控制和解決的小問題，然后對這些小問題一一解決，等到我們把所有的小問題都解決了，項(xiàng)目也成功了。

　　故事聽完了，回到項(xiàng)目上來，由于該項(xiàng)目的技術(shù)難度大，技術(shù)風(fēng)險高的特點(diǎn)，所以前期的項(xiàng)目調(diào)研工作至關(guān)重要。為了保證我們“做正確的事”，在項(xiàng)目前期，我們做了大量的調(diào)研工作：包括技術(shù)調(diào)研、市場調(diào)研等等。在調(diào)研過程中，對于項(xiàng)目中顯示的以及潛在的隱性風(fēng)險，我們進(jìn)行了風(fēng)險分析和評估，并且制定出了一套風(fēng)險應(yīng)對計(jì)劃。調(diào)研結(jié)束后，該項(xiàng)目進(jìn)行了正式的立項(xiàng)。

　　立項(xiàng)完成后，我們定義了項(xiàng)目章程和項(xiàng)目范圍說明書，對項(xiàng)目規(guī)定的時間、質(zhì)量、成本、以及項(xiàng)目范圍進(jìn)行了詳細(xì)的定義和說明。隨后，項(xiàng)目正式啟動，并且本人被任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。

　　按照項(xiàng)目管理中的定義，項(xiàng)目經(jīng)理的到位標(biāo)志著項(xiàng)目的正式啟動，之后的一切開發(fā)和項(xiàng)目管理活動是項(xiàng)目經(jīng)理必須進(jìn)行協(xié)調(diào)和控制的工作內(nèi)容。項(xiàng)目管理過程中的每個階段的工作都有著明確的目的和作用，立項(xiàng)的目的是保證“做正確的事情”，立項(xiàng)之后的一切開發(fā)和項(xiàng)目管理活動是保證“正確的做事情”，項(xiàng)目經(jīng)理的很大一部分工作是保證“正確的做事”。只有從這兩點(diǎn)出發(fā)，才能保證項(xiàng)目的成功。

　　上面說了那么多，好像還是沒有說到正題。但上文中提到的內(nèi)容是一個項(xiàng)目成功的必要條件。沒有立項(xiàng)前的大量調(diào)研工作的投入，即不能保證“做正確的事情”，后面的一切開發(fā)和項(xiàng)目管理活動做的再好都是無用功。下面將從時間、質(zhì)量、成本三個方面分別詳細(xì)描述如何進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤控制管理。

一、 做好時間管理和控制，避免項(xiàng)目進(jìn)度延遲

　　項(xiàng)目計(jì)劃的制定對一個項(xiàng)目的成功起著至關(guān)重要的作用。在做項(xiàng)目計(jì)劃的時候，我采用了項(xiàng)目管理中的三個比較常用的技術(shù)：工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、甘特圖（GANT）、（計(jì)劃評審技術(shù)）PERT。

　　首先，通過WBS ，將項(xiàng)目分解成若干工作任務(wù)，每個人有自己的工作任務(wù)與職責(zé)，使項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)成員都能明確自己的職責(zé)，然后通過郵件分別發(fā)送到各個成員的油箱。WBS制作完當(dāng)天下班前組織項(xiàng)目啟動會議，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個成員在會議上復(fù)述自己的工作任務(wù)與職責(zé)，確保成員都能清晰的明確自己的工作任務(wù)。

　　在團(tuán)隊(duì)成員都明確自己的工作任務(wù)后，要求每個人都必須完成一份項(xiàng)目承諾書。

　　完成WBS 后，接著我開始用project 2003制作了一副甘特圖，在GANT中清晰的顯示出各個工作的時間長度及截止時間和項(xiàng)目里程碑。后結(jié)果證明GANT 對后面的項(xiàng)目跟蹤控制提供了很大的方便，同時也為項(xiàng)目的進(jìn)度跟蹤提供了依據(jù)與參考。

　　為了更好的給項(xiàng)目做預(yù)算，并估計(jì)項(xiàng)目的時間，我采用了PERT 中的單代號網(wǎng)絡(luò)圖來尋找項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑，并給出各個工作的松動時間差。在制作項(xiàng)目計(jì)劃時，考慮到很多技術(shù)對于公司目前的知識積累幾乎為零，一切必須從零開始研究與探索，而這些工作都是關(guān)鍵路徑上的工作，我給這些工作任務(wù)留出了適當(dāng)?shù)乃蓜訒r間差。后實(shí)踐結(jié)果證明，我的這種做法是正確的，在項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施的過程中對于關(guān)鍵路徑上的工作遇到困難時，我采取了集中公關(guān)、項(xiàng)目技術(shù)研討會的形式進(jìn)行控制；而對于非關(guān)鍵路徑上的工作，采用適當(dāng)?shù)膲嚎s工時，加班的方法控制。

　　然而計(jì)劃做的再好，沒有有效的執(zhí)行等于沒做，所以在項(xiàng)目的進(jìn)度跟蹤與控制方面，我采用的如下的方法：

1）通過webcalender 讓項(xiàng)目組成員每天填寫webcalender ，以便項(xiàng)目經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)清楚的知道項(xiàng)目進(jìn)展情況和每個人的情況，也便于項(xiàng)目經(jīng)理及時發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目當(dāng)前存在的問題并且快速的做出相應(yīng)的調(diào)整，webcalender 給項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)時跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度帶來了很大方便。

　　然而，Webcalendar 只能記錄團(tuán)隊(duì)成員每天進(jìn)行了那些工作，不能從一個大的方面對項(xiàng)目整體進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行描述，填寫Webcalendar 的作用之一只是培養(yǎng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員寫每日工作備忘錄的習(xí)慣。為了彌補(bǔ)Webcalendar 的不足，我編制了一份《項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員每周工作報告》，本人要求團(tuán)隊(duì)成員每周五下班前半個小時內(nèi)將本周完成的任務(wù)，下周需要完成的工作、本周工作中遇到的問題、本周還未完成的任務(wù)以及沒有完成的原因在該報告中詳細(xì)填寫，并發(fā)送項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理對每位項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的周工作報告進(jìn)行匯總，找出項(xiàng)目中存在的問題，一致性的問題組織會議進(jìn)行討論，通過頭腦風(fēng)暴法解決存在的問題，并根據(jù)實(shí)際情況對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。

　　要使項(xiàng)目在良好的環(huán)境中進(jìn)行，只從每周、每日的工作上進(jìn)行控制還不能達(dá)到全局的效果。所以在本項(xiàng)目中，一份反應(yīng)每月項(xiàng)目組成員工作情況的表單同樣是不可或缺，基于此，本人編寫了一份《個人任務(wù)跟蹤列表》，該表記錄了各位團(tuán)隊(duì)成員當(dāng)前有那些任務(wù)以及各個任務(wù)的時間段，并用不同的顏色標(biāo)明任務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r。項(xiàng)目經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)只要查看此表能知道項(xiàng)目進(jìn)行的程度，并且此表還能作為團(tuán)隊(duì)成員績效考核的依據(jù)。

2）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員每天上班前半個小時內(nèi)將當(dāng)天的工作任務(wù)填寫到Webcalendar中，并在下班前重新編輯Webcalendar 內(nèi)容，主要是將當(dāng)天工作任務(wù)的完成情況、工作成果描述填寫完整，并補(bǔ)充填寫當(dāng)天的臨時任務(wù)。所有的工作成果必須上傳到文檔服務(wù)器或代碼服務(wù)器上，以便項(xiàng)目經(jīng)理及時了解當(dāng)前每個人的工作進(jìn)度，并做好項(xiàng)目進(jìn)度控制。

3）每周五下午下班前一個小時進(jìn)行本周的項(xiàng)目總結(jié)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個成員必須陳述本周各自工作的進(jìn)度以及遇到的問題，并陳述下周的工作重點(diǎn)和需解決的問題。

4）每周一上午9：00 召開項(xiàng)目例會，再一次強(qiáng)調(diào)本周工作重點(diǎn)，每個成員用3分鐘的時間陳述，會議時間控制在半個小時左右。

5）項(xiàng)目成員沒有完成本周任務(wù)的需以書面的形式寫明沒有完成的原因；

6）項(xiàng)目經(jīng)理每周對項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行匯總，并召開讓每位項(xiàng)目組成員明確項(xiàng)目的進(jìn)度，每月月末項(xiàng)目經(jīng)理通過項(xiàng)目組成員填寫的《個人任務(wù)跟蹤列表》對項(xiàng)目整體情況進(jìn)行評估和重新規(guī)劃調(diào)整，這也正印證了項(xiàng)目經(jīng)理的工作職責(zé)之一：計(jì)劃、計(jì)劃、再計(jì)劃。

　　是否按照上面提到的6點(diǎn)做了能保證項(xiàng)目的進(jìn)度呢？以前經(jīng)歷的多次事實(shí)證明并非如此，項(xiàng)目經(jīng)理要想對項(xiàng)目進(jìn)度真正做到心中有數(shù)，還需要多做些其他工作。

在本項(xiàng)目中，我采取了一種走動式管理的方式。具體做法如下：

1） 每天早上上班前一個小時內(nèi)PM 向每一位開發(fā)人員詢問當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)展情況，有什么問題沒有解決，估計(jì)需要多長時間，讓開發(fā)人員給出一個時間，然后說明自己期望的時間期限或者項(xiàng)目規(guī)定要求的期限，同時詢問項(xiàng)目組成員需要那些幫助，對于能夠給予的幫助，盡力幫助隊(duì)員解決。

2） 每天下班前一個小時內(nèi)，再次詢問各個隊(duì)員的完成情況以及還有那些工作沒有完成，原因是什么，需要什么幫忙，未完成的工作估計(jì)時間多長等等，做到有問題及時溝通解決;

3） 每周周例會上，項(xiàng)目組成員對各自的負(fù)責(zé)的部分進(jìn)行匯報，對于沒有完成的工作作出時間估算，本周完成了那些工作，那些工作在時間上有延誤，原因是什么，下周的工作安排等等.對于項(xiàng)目中的問題，在會議上分析原因，并盡量在會議上談?wù)撜页鼋鉀Q辦法.另外，項(xiàng)目周例會上指派一名人員進(jìn)行會議記錄，會議記錄的內(nèi)容在散會后通過郵件發(fā)送到每個團(tuán)隊(duì)成員的郵箱.

通過實(shí)踐證明，采取該管理方式具有如下的好處：

1） 看得見的管理，通過面對面的詢問的方式，能夠項(xiàng)目中存在的問題和項(xiàng)目當(dāng)前的進(jìn)度進(jìn)行一個直接的溝通，以直接和快捷的方式獲取項(xiàng)目當(dāng)前的信息;

2） 更直接，更快捷的獲取當(dāng)前的項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r及各個隊(duì)員目前的進(jìn)度情況 ，便于及時的調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃，同時也為項(xiàng)目的跟蹤與控制提供了依據(jù)(及時性和真實(shí)性);

對于項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤和控制，不同的人會采取不同的管理方式，但目的只有一個，保證項(xiàng)目按期完成。